Como calcular o número de convidados ausentes

Como calcular o número de convidados ausentes

Uma das maiores preocupações de quem está organizando uma festa é a quantidade de convidados que irá de fato comparecer ao evento. Isso porque é a partir desse número que será definido o serviço de buffet, o número de mesas e cadeiras, as lembrancinhas, decoração, além de outros itens da festa. É importante planejar corretamente para evitar gastos em excesso ou serviços que não atendam a quantidade de convidados, deixando-os insatisfeitos e sem aproveitar a festa.

Mesmo após fazer uma lista com quem realmente tem chances de comparecer e tendo confirmações, algumas pessoas podem faltar. E é esse número que representa a taxa de quebra: convidados que não vão.

Saber quantos convidados estarão presentes é imprescindível em diversos tipos de eventos, entre eles festas de casamento, aniversário e confraternizações empresariais.

Entendendo sobre a taxa de quebra

É de conhecimento daqueles que possuem experiência em organização de eventos que existe um percentual de pessoas que faltam sempre previstos em determinados eventos. Em casamentos, aniversários e eventos sociais considera-se que 20% do número total da lista de convidados não irá comparecer. Já para eventos empresarias esse número gira em torno de 30%.

O serviço de R.S.V.P para a realização da confirmação de presença antecipadamente é extremamente útil para que você saiba com maior precisão a quantidade de pessoas em seu evento. A confirmação deve ser efetuada de forma ativa, ou seja, através da realização de ligações para os convidados. Nesse momento já é possível ter um número aproximado da quebra de convidados.

No caso de casamentos, é comum que os noivos entreguem os convites pessoalmente e recebam a confirmação nesse momento. Mesmo após a realização da confirmação, estime uma quebra de 5 a 10% do número de confirmados, que não comparecerão devido a imprevistos do dia-a-dia.

Itens que geram aumento na taxa de quebra de convites

Alguns fatores podem contribuir para o aumento do número de faltosos e devem ser considerados no momento do cálculo da quebra de convites, são eles: feriados; acessibilidade ao local da festa, proximidade da entrega do convite, forma de entrega dos convites, entre outros fatores. Os eventos empresariais, por exemplo, costumam ter maior aceitação quando realizados logo após o final do expediente. Todos esses fatores devem ser previstos no momento do planejamento da festa, afinal, se você convida, espera a presença da pessoa.

Como utilizar a taxa de quebra a seu favor

Após calcular a quantidade prevista de quebra, você possui duas opções: contratar buffet, mobiliário, lembrancinhas e os demais serviços ligados à quantidade de convidados confirmados prevista ou convidar uma quantidade maior de pessoas para ocupar o lugar dos faltosos. Nunca contrate uma quantidade de serviços muito abaixo do número total de convidados, afinal é muito desagradável ir a uma festa e não ter lugar para se sentar, sofrer com um buffet escasso.

O segredo do sucesso de qualquer evento é um bom planejamento, portanto, faça antecipadamente a lista de convidados e sinalize aqueles que você acredita que não irão comparecer. Dessa forma você terá uma ideia da quantidade de faltosos mesmo antes das confirmações. Lembre-se, o planejamento correto da quantidade de pessoas que estarão presentes garante o sucesso da sua festa e a satisfação de seus convidados!