Checklist para organizar a sua festa de formatura

Checklist para organizar a sua festa de formatura

A organização antecipada de um evento garante os melhores serviços e principalmente um prazo maior para o pagamento e por estas e outras razões que qualquer festa, por mais simples que seja, terá maiores chances de ser um sucesso se for planejada com antecedência – e quanto antes começar, melhor.

Organizar uma formatura não é diferente. Por ser um tipo de evento grandioso e que envolve muitas pessoas, as coisas podem facilmente sair do eixo e dar tudo errado, já que são muitos detalhes a providenciar. Por isso, a melhor forma de não esquecer de nada e fazer tudo com calma é elaborar uma checklist , seguindo minuciosamente todos os passos.

Aqui daremos algumas dicas para você fazer tudo certinho. Anote.


2 anos a 1 ano e meio de antecedência:

  • ( ) Formar uma comissão definindo cargos e elaborando um estatuto – geralmente a comissão é formada por alunos, mas nada impede que pais e professores também participem dela, principalmente se a formatura for de crianças ou adolescentes.
  • ( ) Apresentar a comissão aos futuros formandos, de preferência indo de classe em classe.
  • ( ) Expor a eles os objetivos da comissão, explicando detalhadamente todo o processo de organização.
  • ( ) Perguntar e definir o número de alunos interessados em participar da formatura.
  • ( ) Explicar de que forma pretendem fazer a arrecadação dos fundos (rifas, taxas mensais, eventos, etc).
  • ( ) Fazer uma lista com nome, telefones de contato e endereço de todos os formandos que participarão, definindo o número total de formandos.
  • ( ) Abrir uma conta corrente.
  • ( ) Marcar, junto à coordenação do colégio ou faculdade, a melhor data para a colação de grau e, tomando como base esta data, marcar a data do baile.
  • ( ) Começar a pesquisa para definir a empresa que vai promover a festa.
  • ( ) Entrar em contato com várias delas, verificando: 1. se a empresa possui um registro. 2. se existe alguma reclamação a respeito dela no Procon. 3. o preço – os orçamentos devem ser minuciosamente detalhados, especificando os serviços pelos quais ela será responsável (banda ou DJ, colação de grau, becas, convites, local do evento, fotos, etc)
  • ( ) Começar a organizar eventos e rifas para a arrecadação de fundos.

1 ano e meio a 1 ano de antecedência:

  • ( ) Fechar com a empresa de promoção de eventos, verificando absolutamente tudo, principalmente a infraestrutura do local sugerido, assim como decoração, iluminação, sonorização, etc.
  • ( ) Definir a data, assim como o local da colação de grau e baile.
  • ( ) Tomando como base o valor total dos gastos, estipular a cota mensal por formando.
  • ( ) Elaborar os contratos para cada formando e o carnê de pagamento mensal.
  • ( ) Fazer uma lista com o nome de todos os candidatos a paraninfo, orador, professores e funcionários homenageados, assim como os possíveis nomes de quem fará o juramento de cada curso, patrono, etc.
  • ( ) Marcar uma reunião para entrega dos carnês e assinatura dos contratos, aproveitando para fazer uma votação para escolher os homenageados e oradores.
  • ( ) Definir, com ajuda dos formandos, o tipo de roupa a ser usado nas cerimônias.
  • ( ) Providenciar os detalhes para elaboração do convite.
  • ( ) Determinar o número de convites (luxo e simples) que cada formando receberá
  • ( ) Definir com os formandos e através de votação, o modelo do convite : cor, texto, número de páginas, se haverá fotos e quantas fotos, o modelo do envelope, se haverá algum símbolo ou medalha, etc.
  • ( ) Agendar um dia para as fotos – se os formandos decidirem por elas, definindo o tipo de roupa que deverão trajar (branca, preta, jaleco, beca, uniforme da escola, camiseta personalizada, etc).
  • ( ) Checar todas as informações dos convites – datas, horários, agradecimentos, juramento, fotos, nome dos homenageados, etc.
  • ( ) Salvar tudo em CD e entregar para a empresa que está organizando o evento ou para a gráfica.
  • ( ) Fazer uma pesquisa, junto aos formandos, sobre a possibilidade de usar convites online. Explicar que são tão bonitos quanto os tradicionais; Permitem a possibilidade de escolher vários modelos de acordo com o curso específico; Terão as mesmas informações dos convites tradicionais – datas, horários, nomes dos formandos, homenagem, agradecimentos, juramento, etc.; São infinitamente mais econômicos e bem mais fáceis de entregar.
  • ( ) Providenciar as senhas para a entrada na colação e no baile, caso os formandos optem pelos convites online.

De 6 a 3 meses de antecedência:

  • ( ) Marcar um dia para coletar dos formandos as fotos para o clip do telão no dia do baile. Geralmente são usadas duas fotos, uma atual e uma da infância.
  • ( ) Providenciar a música do clip – se houver.
  • ( ) Marcar a data para retirada das becas
  • ( ) Providenciar pastas para todos que falarão no dia da colação de grau.
  • ( ) Marcar um dia para a entrega dos convites.
  • ( ) Fazer um informativo para todos os formandos, contendo os detalhes das cerimônias.
  • ( ) Providenciar placas gravadas, canetas ou livros para presentear os homenageados na colação de grau .

De 2 meses a 1 mês de antecedência:

  • ( ) Providenciar a divisão das mesas, tendo o cuidado de distribuí-las de acordo com a afinidade de cada formando para que, assim, os amigos possam ficar juntos durante o baile.
  • ( ) Marcar o ensaio da colação de grau – se houver necessidade.
  • ( ) Conferir o discurso do orador da turma junto com os demais formandos, verificando se todos concordam com o conteúdo ou se está longo ou curto demais.
  • ( ) Verificar e acertar junto à empresa de eventos que foi contratada todos os detalhes finais: música, decoração, chuva de papel picado ou balões, valsas, música para o brinde e clipe, banda ou DJ, lembranças, fotógrafos, etc.
  • ( ) Providenciar as roupas, sapatos, cabelos e maquiagem para o dia da grande festa, afinal, você também merece curtir muito.

Dizem que o melhor da festa é esperar por ela, mas aqui acrescentamos que o melhor da festa é, além de esperar por ela, planejar todos os seus detalhes. Organize tudo com muita calma e cuidado e a sua festa de formatura será perfeita. Tem outras sugestões? Compartilhe elas conosco!